A eficiência na oficina de veículos é, atualmente, um valor em ascensão que lhe permitirá destacar e obter uma vantagem competitiva. A eficiência assume especial importância num ambiente que evolui rapidamente e, onde aparecem os clientes conectados, os quais valorizam mais o seu tempo e são mais exigentes, transformando a digitalização da pós-venda de automoção num conceito vital para a oficina.
O facto de ser eficientes, isto é, atingir os objectivos da oficina de modo ágil, diligente e correctamente, minimizando erros, permitirá optimizar os recursos utilizados e melhorar os processos chave do negócio, o que resultará em maior satisfação dos clientes e em poupança. A utilização das novas tecnologias, tais como soluções de avaliação de sinistros, ferramentas de gestão DMS, etc. e de outros factores relacionados com as máquinas da oficina ou dos produtos, soma-se-lhe outros aspectos relacionados, principalmente, com uma mudança na mentalidade e uma nova maneira de entender o negócio de reparação de automóveis.
Em seguida, detalhamos algumas das práticas que podem ter um impacto positivo sobre a eficiência da oficina de reparação do automóvel:
1. Liderança 2.0
O líder da oficina não só tem que fiscalizar, acompanhar e controlar. Deve, além disso, estar comprometido com a melhora contínua e transmitir o seu compromisso ao resto da equipa, apostando por uma atitude estratégica e de planeamento, bem como implementando a formação continua.
2. Definição de objectivos e papéis
Devem-se definir claramente os objectivos da oficina e divulgação à equipa, além de transmitir o que são as funções e tarefas de cada membro, para que o seu trabalho esteja em sintonia com a filosofia e objectivos da empresa e evitar dúvidas ou desvios que poderiam levar à perda de tempo, erros, duplicação… conhecendo os objectivos individuais e de grupo, é uma alavanca que facilita o trabalho dos funcionários e contribui para um maior rendimento.
Não só é necessário considerar os objectivos da oficina a curto prazo, mas também os correspondentes a médio e longo prazo, bem como levar em conta as previsões de demanda futura de produtos e serviços para a oficina para ter uma direcção clara e ser capaz de tomar decisões alinhadas com a sua consecução.
3. Definição e distribuição de tarefas
Além de definir os objectivos, deve ser concebido e definido o processo de trabalho da oficina, isto é, o conjunto de tarefas cujo objectivo é oferecer produtos e serviços que criem valor para o cliente. Quais são as tarefas do fluxo de trabalho da oficina? Como posso realizar? As ferramentas e materiais necessários? Quem é responsável por cada tarefa? Estas são perguntas que podem ajudar a controlar o fluxo de trabalho, bem como o seu estudo para poder agilizar tarefas. As agendas e priorização de tarefas podem ser úteis.
4. Comunicação e colaboração
A colaboração permite aumentar o desempenho e produtividade através do intercâmbio de conhecimentos e opiniões, a contribuição de ideias criativas e uma boa comunicação.
As reuniões, e a comunicação em geral, possibilitam a transmissão de objectivos, a recolha de feedback da equipa, a troca de ideias… Além de contribuir para envolver a equipa.
5. Estabelecer uma cultura de melhoria contínua
Promover a colaboração, incentivar o intercâmbio de ideias, premiar as propostas que contribuam para a melhoria na oficina, são exemplos de acções que podem levar ao estabelecimento de uma cultura de melhoria contínua.
A orientação para a melhoria e a mais alta qualidade para ajudar a reduzir erros e para reduzir as possibilidades de sair um cliente insatisfeito, além de evitar o desperdício de recursos na oficina.
6. Formação
A formação é a chave para aumentar o desempenho e a competitividade na oficina. Um trabalhador formado terá mais conhecimento e recursos para responder às exigências do negócio. Além disso, a formação permitirá aos funcionários da oficina de veículos responderem às novas demandas e mudanças de mercado (por exemplo, os veículos conectados, eléctrica…), se adaptarem mais rapidamente a mudanças ou adquirir novas habilidades que melhoram a qualidade de trabalho e de serviço, entre outras vantagens.
7. Reconhecimento
O facto de reconhecer o trabalho bem feito, o esforço e a dedicação do funcionário ou equipa, contribui para aumentar a satisfação e motivação dos profissionais da oficina, influindo positivamente no seu rendimento. Os reconhecimentos podem ser de diferentes tipos, como obséquios, comida com a equipa ou felicitação mediante conversação informal. Ademais, o reconhecimento serve de guia e reforço sobre as boas práticas na oficina.
Para finalizar, se a oficina deseja comprovar o seu grau de eficiência, pode apoiar-se da monitorização e métricas, que lhe servirão de apoio para tomar decisões.